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保险公司高管离任交接手续之我见
2015-04-24 09:41:56

保险公司高管,包括总公司总经理室、分公司总经理室、中心支公司主要负责人等作为保险公司拥有重要职权的关键人员,其离开工作岗位,如果交接不到位不仅不利于自身责任界定和评价,也不利于接任者顺利开展工作,目前高管离任交接手续存在较大风险隐患,各公司应高度重视离任交接工作的规范管理,及时防范和化解潜在风险,修订和细化高管人员离任工作交接制度。

一、存在的问题

一是交接方式不规范。在现实中,由于领导干部职位调整时间要求比较紧,接任领导和前任领导见个面、握握手,就各奔东西,交接也往往以口头方式进行,甚至存在个别离任未进行交接的情况。

二是交接内容不够全面。在经济责任稽核中往往会发现,一般情况下,领导干部离任交接只对账面的货币资金、固定资产等事项进行交接说明,而对一些重大项目、重要工作的进展情况、重大历史遗留问题等隐性情况考虑较少,交接的不多。

 三是交接事项缺乏约束力。离任交接通常由交接双方自主进行,未有上级公司人事部门进行监交,不同程度地存在对交接事项的真实性、全面性缺乏必要的认证等问题,造成工作主体不清、事后责任追究难。

二、存在风险及危害

(一)影响公司管理的延续性

交接工作不到位,延长了接任领导干部的工作适应期,影响了公司管理工作的连续性。接任者往往需要付出较大精力先了解公司有哪些正在开展和运作的项目、有哪些费用需要支付等事项,从而影响到接任领导较快地进入工作角色,促进单位各项工作的连续性和可持续性,影响因干部调动而造成工作脱节,对公司经营管理各环节的顺畅运转造成影响。

(二)不利于有效界定责任

如果离任交接不到位,接任者在后期逐渐发现前面遗留问题,尤其是是账外费用不予认可或置之不理,后任对待以往欠账的办法只有一个——那就是“事不关己,高高挂起”,从而造成经济损失,隐形负债增加,形成新官不理旧账。另一方面,即使接任者想解决遗留问题,面对旧账也往往处于进退两难的境地,“理”则加重了自己任期内的经济负担,不仅增加支出额度,或许还难以保持任期内的财务平衡甚至超支,“不理”则会导致诉讼等不稳定事件的发生。同时,由于前任领导离任时一些重要的经济事项及档案资料不交接或交接手续不清,人一旦离开资料丢失,极易导致账外资产循环或资产流失,使得后任无法理旧账,出现问题后责任难以界定。

(三)不利于离任高管责任意识和自律意识的增强

如果干部离任交接执行到位的话,离任干部任期内的财务收支情况和财务账面未反映的各类经费、款项,任期内已发生尚未处理或尚未处理完毕的各项工作,任期内应付未付的款项,任期末的资产负债情况以及个人保管、使用、借用的公物,任期末对外正在或将要履行的有关经济事项以及尚未了结的工作资料一并交予接任领导,可以使离任领导干部走得明白,接任领导接得放心,且能较全面地了解接任单位的工作、资金、资产和财务情况,做到心中有数,同时还能进一步增强高管责任意识和自律意识,确保让领导干部“走得清楚、接得明白”,使领导干部做到“人走物交,人离账清”。

    三、问题原因分析

(一)制度不匹配

公司目前的制度针对性不强。行业内部分公司目前尚无专门针对各层级高管离任制定实施细则,主要依据的制度和交接表同普通内勤员工一样,即使个别分支机构制定了辖区内的规定,但是缺乏系统性,执行效果也参差不齐。

(二)缺乏相应监督机制

目前领导干部交接工作主要靠交接双方的自律和主动性,缺乏上级公司人事部门的监督,以致一定程度上交接工作执行不力 

(三)领导干部责任意识不强

个别领导干部责任意识不强,离任后未主动将自己任期内主要工作事项与接任者进行交接,接任者也碍于其他因素不方便要求前任将未了事项一一详述,导致交接工作在执行中走样。

 四、管理建议

(一)制定离任交接细则

各层级管理干部尤其是高级管理人员属于公司主要关键岗位员工,公司应该按照管理干部岗位不同制定离任交接细则,明确离任者、接任者、离任者所在公司及上级公司的各自职责,交接不力影响后续工作开展的追责机制。明确对离任者重点督查交接事项是否全面、具体、真实;对接任者重点督查是否科学地承接了上任制定的目标思路,巩固扩大了工作成果。同时要明确对未办理交接的各项个人签署文件的债务和担保、承诺、或有负债,由离任领导承担责任;接任领导对前任领导移交的未了结的工作事项和经济责任事项,应当负责继续办理;事后在稽核或检查中发现的离任前违规违纪问题,由离任领导承担责任。

(二)制定针对性强的交接表

离任交接表务必要体现针对性,明确各层级干部交接事项,在移交人、接收人的基础上增加监交人签署意见栏。同时交接表要突出全面性,细化工作交接事项。交接表既要包括管理责任事项又要包括经济责任事项,交接事项既要反映前任领导的实绩,又要满足接任者尽快熟悉情况、进入角色,科学高效开展工作的需要。

同时,交接表由离任领导、新任领导、单位财务负责人、监交单位等签字确认。交接表一式5份,人事部门、财务部门、离任领导、新任领导各一份,同时委托离任稽核时交稽核部门备案一份。交接工作结束后,交接表由所在单位以及相关职能部门做好交接资料的存档备查工作。

(三)人事部门统一安排交接工作

    交接工作应由上级公司人事部门统一安排,既是人事部门的职责所在,也有利于保证交接工作的执行。即人事部门具体负责离任交接工作的组织协调、执行落实和监督管理工作。如接任干部暂时不能到位的,由上级公司人事部门和离任干部所在单位协商指定临时接收人代行办理工作交接手续。(中国太平保险集团稽核中心 任泽华  杨绍鸿)